INSTRUCIIONES BASICAS DE COMO SE FORMULA UN PROYECTO

Por lo general, cualquier tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas:

¿Qué vamos a hacer? Nombre del Proyecto: Es lo que se quiere hacer. Por Ej: Proyecto de Talleres de Literatura, Artes plásticas y Cerámicas.
¿Por qué lo vamos a hacer? Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y el por qué elegimos ese problema para solucionar. En primer lugar por que pensamos que la Cultura y las Artes son una excelente herramienta para luchar contra flagelos de la desocupación y la droga.
¿Para qué lo vamos a hacer? Objetivos del proyecto: Nuestro primer objetivo a lograr es incluir a los niños que limpian vidrios en las esquinas de Juan B Justo y así sacarlos un par de horas de la calle.

¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico: Tenemos a disposición de este proyecto las instalaciones del centro los días lunes miércoles y viernes a las 18:00 Hs las salas 03 y 05.

¿Cómo lo vamos a hacer? Listado de actividades para concretar el proyecto: debemos hacer una lista de actividades poniendo en práctica la división del trabajo.
¿Quiénes lo vamos a hacer? Los responsables de las distintas actividades. Aquí es cuando la figura del Secretario y sus colaboradores adquiere importancia y despliegue. Se debe buscar la gente capacitada que haga falta.

¿Cuándo lo vamos a hacer? El tiempo que se tardará en hacer el proyecto: todo proyecto debe tener una fecha de inicio y un periodo prudencial de desarrollo, que se fijara en un cierto plazo al tiempo al iniciarse este.

¿Qué necesitamos para hacer el proyecto? Listado de recursos y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros) de esto se encarga el Secretario y sus colaboradores.
¿Cuánto va a costar el proyecto? Presupuesto: precios de los recursos, según la cantidad, tiempo de utilización y costo, deberá o no ser estudiado por una comisión especial que esté capacitada en temas económicos o de costo.

No siempre los proyectos tienen este orden, pero no hay que olvidar ninguno de estos datos, ya que son todos de suma importancia.

Otra cuestión importante es diferenciar las etapas o ciclos del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.

Un Proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades, resolver problemas u organizar una actividad.

Las etapas de un proyecto son:

 DIAGNÓSTICO ETAPA DE FORMULACION
 PROGRAMACIÓN

 EJECUCIÓN ETAPA DE EJECUCION
 EVALUACIÓN

El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego se lo ejecuta y finalmente se lo evalúa.

Para formular un proyecto es necesario dar los siguientes pasos:

Primera etapa: HACER UN DIAGNOSTICO

Realizar un diagnostico es ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad que queremos modificar”
En este tema, recuerdo que algo ya habíamos visto con la Cr. Marta Murias en las “Jornadas para líderes Comunitarios”.

ALTERNATIVAS DE ACCION:

• Existen muchas posibilidades: hay distintos caminos para llegar a un proyecto.
• Cada solución tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS

¿Cómo elegimos la más conveniente?

Teniendo en cuenta:
• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.
• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver actualmente.
• La solución que va a resolver la causa de algún otro problema.
• Los recursos disponibles.

Nos queda claro que antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y negativos que pueden influir en la concreción proyecto.

PARA ESO NOS TENEMOS QUE PREGUNTAR:

• ¿Qué recursos (ventajas) tenemos en centro vecinal para brindar esta solución?
• ¿Qué recursos nos están faltando?
• ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional)
• ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer? ¿por ante quien lo debemos tramitar?
• ¿Cómo es nuestra relación con ellos? ¿tenemos algún contacto que facilite la solicitud?
• ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan?
• ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿alcanza para llegar a esta solución?

Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminado con el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación de nuestro proyecto.

La segunda etapa se llama: PROGRAMACIÓN

La Programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto o una actividad.
Para que la idea o la solución elegida al finalizar el diagnóstico se transforme en un proyecto es necesario reflexionar:

• para tener claro qué objetivos deseamos alcanzar.
• para determinar qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.
• para aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.
• para repartirnos mejor los trabajos a realizar.

El primer paso de la Programación es la identificación de objetivos
Los objetivos son de dos tipos:

General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro proyecto. Se logra a mediano y largo plazo.

Específicos: Son los que se irán concretando paso a paso hasta llegar al general; son más concretos, y se realizan a corto plazo.

Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUÁNTA gente se hace lo que se hace. Cuántas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.
Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

El segundo paso de la Programación es contar lo más detalladamente posible las actividades que se van a realizar.

Aquí respondemos a la pregunta:

¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un listado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta más práctico, podemos elaborar una planilla , teniendo en cuenta también quiénes van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas;

por ejemplo:

Actividades: Responsables
a- Hacer los planos del salón comunitario Arquitecto de la comunidad
b- -------------------------------------------- -----------------------------------------
c- comprar materiales--------------------- Responsables del proyecto
d- -------------------------------------------- Tesorero del centro vecinal
e- --------------------------------------------- -------------------------------------------

Conviene poner las actividades en orden: qué vamos hacer primero, qué actividad le sigue, etc.

El tercer paso de la programación es: EL CRONOGRAMA

Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto, según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).

Se tiene en cuenta entonces: ¿Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto?, calculando la duración de cada actividad.
Pueden utilizarse diferentes gráficos.

Por ejemplo:

Al que ya utilizamos mas arriba le agregamos una columna o hacer uno nuevo:

Actividades Responsables fechas de comienzo y fin
a. Hacer los planos del salón comunitario Arquitecto de la municipalidad 17/07/03 al 27/07/03
b.

El cuarto paso es hacer EL PRESUPUESTO

Y el problema esss… ¿Por dónde empiezo?

Para armar un presupuesto, siempre nos hacemos esta pregunta porque parece mucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…

Antes que nada: ¿qué es un presupuesto?; el diccionario dice: “estimación de los ingresos y gastos posibles, en una organización, empresa, etc.” “cálculo de gastos que se hace por un tiempo determinado”.
Su finalidad: El presupuesto nos permite calcular cuanto cuesta el proyecto.

a) recursos materiales

• Lo primero es realizar la lista de recursos materiales.
Para esto hay que pensar qué cosas necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizar.
Para ello, vamos escribiendo: (continuando, agregamos una columna más.)

Recursos materiales Cantidad Precios unitarios Precio total
-ladrillos
-bolsas de cemento
-caño
-cable
-canillas
2000
40

10 mt.
15 mts
2 $ 0.50
$ 5.00

$ 1.00
$ 0.50
$ 50.- $ 1000
$ 200

$ 10
$ 7.5
$ 100

¿De donde salen estos números? Multiplicamos la cantidad por el precio unitario… nos queda el precio total…
Si sumamos esta última columna, nos quedará el monto total que necesitamos para comprar estos materiales.

• Recursos Humanos
En lugar de “cosas” tenemos que pensar en las personas que se van a ocupar de cada una de las actividades:
Armemos ahora el listado de recursos humanos…

¿Cómo “le ponemos el precio” a estos recursos?
• Teniendo en cuenta el CRONOGRAMA DE TRABAJO, debemos sacar en claro cuántos días se necesitarán para la obra, el curso, el comedor o lo que sea que queremos hacer. Luego multiplicaremos esa cantidad por la cantidad de obreros, docentes, cocineros, etc.

Así nos queda el precio total…
Recordemos que todos los aportes tienen valor, aunque sea trabajo de los voluntarios, aunque los gestionemos en la provincia o en el municipalidad y a la comunidad no le cueste dinero.

C) Recursos institucionales.
Por ejemplo:
• valuar una construcción que ya tenemos. ( las distintas salas que tenemos en el centro)
• valuar el precio del terreno que ya tenemos.( lugares de los que disponemos)
• los aportes que salen de nuestra comunidad u organización, el teléfono, la computadora, la papelería, etc.

D) Valor total del proyecto
Aquí se suma el costo de todos y cada uno de los recursos que necesitamos para el proyecto.

Tipo de Recurso Cantidad/ Tiempo Precio Unitario Precio Total
Materiales
Humanos
Institucionales
TOTAL

EL VALOR TOTAL DEL PROYECTO, puede no ser idéntico al MONTO SOLICITADO.
Por ejemplo, el monto solicitado puede ser sólo una parte del valor total. La organización que presenta el proyecto puede “aportar” los gastos institucionales, otra institución puede “aportar” parte de los recursos humanos. Así, finalmente, quién presenta el proyecto sólo solicita el monto equivalente al costo de los “recursos materiales”. Los otros aportes, se denominan “APORTE LOCAL” o contraparte.

• ESTO ES MUY IMPORTANTE: Tenemos que “poner precio” a todo, incluso a las donaciones que nos hagan ó a la mano de obra comunitaria…el quid de la cuestión es que por medio de la gestión comunitaria bajemos los costos lo máximo posible y que los beneficiarios logren algo que no lo hubiesen podido lograr de otro modo sin nuestra ayuda.

El Quinto Paso en la programación del Proyecto es: LA EVALUACIÓN

La Evaluación de todo Proyecto es una parte fundamental del diseño de planificación y supone la definición de la metodología y las herramientas (encuestas, entrevistas, observaciones, informes, registros, etc.) que van a ser utilizadas para recabar la información adecuada. Todo Proyecto puede ser evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad a su ejecución. Los Informes Parciales de evaluación pueden funcionar como insumos para el Informe Final (es decir para ir teniendo una noción del rumbo del proyecto) y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta efectos o resultados no previstos en la formulación inicial. Toda evaluación debe tener en cuenta tanto los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizados para la ejecución (presupuesto, personal y recursos materiales).

El sexto y ultimo paso una ves que hemos terminado de formular el proyecto es: LA PRESENTACION
PRESENTAR EL DOCUMENTO O CARPETA DE PROYECTO

Para la presentación necesitamos:

CARPETA DE PROYECTO

Veamos parte por parte cómo tenemos que armar una carpeta de proyecto:

1) Carátula:
Se ponen los datos más importantes:
Nombre del proyecto:………………………………………………….
Nombre y DNI de quien presento el proyecto:………………………..

(Puede ser un nombre formal como “Proyecto, Construcción de bocas de tormentas”, o uno de fantasía “Proyecto un futuro de colores para los niños” con la aclaración de qué tipo de proyecto es)

Nombre del centro vecinal: “Centro Vecinal Gral. Bustos Sur”
Nº de Personería Jurídica:
Nº de reconocimiento
Domicilio Postal: …………………………………………………….
Contacto (correo electrónico y/o teléfono)
Presupuesto: …………………………………………………………
(Pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total)
Nombres y Nº de documentosde los responsables del proyecto: …………………………….

Queda a criterio de Uds. poder realizar una carátula “más creativa”, por ejemplo, con fotos.

2) Nota de presentación

Una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se le cuenta del proyecto, en qué consiste. También el monto total del Presupuesto, cuánto y cuando se solicita (si esa es la intención de esta presentación).

El formato de la nota es parecido al siguiente:

Lugar y fecha:
Sr.
(Autoridad a la que se dirige)

Nos dirigimos a Ud. con el objeto de…………………………

Nombre del proyecto……………….
En que consiste……………………..
Monto Solicitado……………………

Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

Firma de los responsables y aclaración

3) Fundamentación de la idea de proyecto:

Tenemos que CONVENCER de la necesidad de hacer este proyecto…
4) Objetivos
5) Actividades
6) Cronograma
7) Presupuesto
8) Evaluación

Todos estos puntos son los que vimos en la etapa de “PROGRAMACIÓN”

AUTOR: Sr GUILLERMO A. AGUILAR
e-mail: aguilar-guillermo@hotmail.com